לא מדדת (נכון) לא עשית!

תקשורת פנים ארגונית היא פונקציה אסטרטגית ממדרגה ראשונה המשפיעה על כל ביצועי הארגון. אך כדי להוכיח את מידת האפקטיביות שלה עלינו לבדוק את השפעתה באמצעות מדידה.

מדידה טובה יכולה לשקף מה “עובד” בארגון ומה לא, ורק מדידה כזאת יכולה להוכיח את טיבה של התקשורת בארגון. אז איך עושים את זה נכון?

להלן ארבע עצות לביצוע מדידה אפקטיבית:

1. מתחילים במדידה כבר בתחילת התהליך (טרם התקשור).

יחד עם זאת, אם לא בוצעה מדידה מקדימה אפשר לבצע אותה בדיעבד. איך?

• בודקים אם יש אתרים שבהם התהליך היה אמור להתקיים ולא התקיים, ומשתמשים באנשיהם כ”קבוצות ביקורת”, לצד קבוצת הניסוי
• מבקשים מהנשאלים שהשתתפו בתהליך להעריך עד כמה הוא השפיע על ההבנה, על המודעות ועל ההתנהגות שלהם

2. שואלים שאלות שמובילות לפעולה. למשל:

• ‫שאלת מסכים/לא מסכים: “יש להמשיך לפרסם את המידעון בתדירות חודשית” (תשובה על שאלה מסוג זה תאפשר לדעת אם יש להגדיל או להקטין את תדירות המידעון, ואולי אף להפסיקו לחלוטין)
• מהי התדירות האידיאלית לפרסום המידעון (שבועית, חודשית, רבעונית, אף פעם, וכדומה)?

3. משתמשים במקורות מידע נוספים, מלבד סקרים, למשל:
   • ‫מדדים תפעוליים שקיימים בארגון, כגון ‪KPI‫, בריאות, בטיחות, אבטחת מידע וכדומה.
   • ‫כימות אופן חלוקת הזמן. בודקים כמה זמן הוקצב לאסטרטגיה וכמה לטקטיקה, למשל, והאם זה משתווה לתוכניות העבודה
   • ‫פיזור התקשורת. בודקים האם התקשורת מגיעה מכמה מקורות או רק ממקור אחד. האם היא מתפזרת באופן שווה על פני לוח השנה, או בתקופות מסוימות בלבד

4. מעודדים היענות לסקר

כדי להגדיל את היקף ההיענות לסקר יש לזכור כמה דברים:

• ‫אורך הסקר: סקר ארוך – שיעור היענות קטן. ניתן לחלק את הסקר לשניים ואת הנשאלים לשני חלקים, ולהעביר סקר לכל חלק
• ‫שאלות דמוגרפיות: שאלות דמוגרפיות ואינפורמטיביות רבות מדיי בתחילת הסקר עלולות לגרום לצניחת ההיענות. עדיף להתחיל את הסקר בשאלה מעניינת
• ‫פרסום הממצאים: יש לפרסם את ממצאי הסקר ולהציג את השינויים שנעשו בעקבותיהם. אם יתברר לנשאלים שהם משפיעים, יעלה שיעור ההיענות שלהם לסקרים.
• תמיכת הנהלה: אם תבהיר ההנהלה הבכירה כי היא מעוניינת לעיין בממצאים, יש סיכוי גבוה שמנהלים יוודאו כי עובדיהם ממלאים את הסקר.